Sera ya Faragha

Chuo Kikuu Huria cha Kenya (OUK) ni chuo kikuu cha umma maalum kilichopewa hati mnamo Agosti 2023. OUK ndiye mdhibiti wa data binafsi inayoelezwa katika sera hii.

Sera hii inaeleza jinsi tunavyokusanya, kutumia, kushiriki na kulinda data binafsi kwenye tovuti yetu, lango la udahili na la wanafunzi, mfumo wa usimamizi wa masomo (LMS), barua pepe na huduma nyingine za kidijitali, pamoja na haki ulizo nazo chini ya Sheria ya Ulinzi wa Data, 2019.

Sera hii inamhusu kila mtu ambaye data yake binafsi tunaichakata, wakiwemo:

• wanafunzi watarajiwa, wanafunzi wa sasa na wahitimu;
• wafanyakazi wa kitaaluma, wa utawala na wa huduma, wawe wa kudumu, wa muda au wa mkataba;
• wakandarasi, washauri na watoa huduma wa nje;
• watafiti na washirika wanaofanya kazi na Chuo Kikuu;
• wageni wa tovuti yetu na yeyote anayetumia huduma zetu za kidijitali.

Kulingana na jinsi unavyoshughulika nasi, tunaweza kukusanya:

• Taarifa za utambulisho na mawasiliano, kama jina lako, tarehe ya kuzaliwa, nambari ya utambulisho, barua pepe, nambari ya simu na anwani ya posta.
• Rekodi za maombi na za kitaaluma, kama sifa za masomo, faili za udahili, usajili wa kozi, matokeo ya tathmini, nakala za matokeo na rekodi za kuhitimu.
• Data ya kifedha, kama ada, malipo, ufadhili na marejesho ya fedha.
• Shughuli za masomo na lango, kama kuingia kwenye mifumo, ushiriki katika kozi, kazi zinazowasilishwa na ujumbe unaotumwa kupitia mifumo ya Chuo Kikuu.
• Data ya kiufundi, kama anwani yako ya IP, aina ya kivinjari na kifaa, kurasa ulizotembelea na vidakuzi.
• Mawasiliano, kama maswali, malalamiko, maoni na maombi ya msaada.

Tunakusanya data binafsi moja kwa moja kutoka kwako inapowezekana, na tu kile tunachohitaji kwa madhumuni yaliyotajwa.

Data binafsi nyeti, kama hali ya afya, ulemavu, data ya kibayometriki, asili ya kikabila au kijamii, au taarifa za familia, hukusanywa tu inapohitajika, kwa mfano kutoa msaada kwa watu wenye ulemavu, na kwa ridhaa yako ya wazi pale sheria inapohitaji. Ufikiaji wake umewekewa mipaka na unalindwa kwa udhibiti madhubuti zaidi wa usalama.

Tunatumia data binafsi ili:

• kushughulikia maombi, kudahili na kusajili wanafunzi;
• kutoa mafundisho, ujifunzaji na tathmini, na kusimamia mitihani na mahafali;
• kuhifadhi rekodi za wanafunzi na wafanyakazi;
• kushughulikia ada, malipo na ufadhili;
• kutoa msaada kwa wanafunzi, dawati la huduma na kushughulikia malalamiko;
• kutuma habari, matukio na taarifa za huduma, ambazo unaweza kujiondoa wakati wowote;
• kufanya utafiti ulioidhinishwa;
• kulinda mifumo yetu na kugundua, kuchunguza na kuzuia matumizi mabaya au udanganyifu;
• kutimiza wajibu wetu wa kisheria na wa kuripoti kwa wadhibiti;
• kuboresha huduma zetu, kwa kutumia takwimu zisizokutambulisha inapowezekana.

Tunachakata data binafsi tu pale Sheria ya Ulinzi wa Data, 2019 inapotupa msingi wa kisheria:

• Ridhaa uliyotoa;
• Mkataba, kama usajili wako wa mwanafunzi au ajira;
• Wajibu wa kisheria unaokihusu Chuo Kikuu;
• Maslahi muhimu, kulinda maisha au afya ya mtu;
• Jukumu la umma, linalotekelezwa na Chuo Kikuu kama taasisi ya umma;
• Maslahi halali ya Chuo Kikuu, pale ambapo hayazidi haki zako.

Tunapotegemea ridhaa, ni lazima itolewe kwa hiari, iwe mahususi, yenye taarifa kamili na isiyo na utata. Tunarekodi msingi wa kisheria wa kila shughuli ya uchakataji na kuupitia upya shughuli inapobadilika.

• Uhalali, haki na uwazi: tunachakata data kwa mujibu wa sheria na kukueleza wazi tunachofanya nayo.
• Kikomo cha madhumuni: tunakusanya data kwa madhumuni mahususi na halali, na hatuitumii kwa njia zisizoendana na madhumuni hayo.
• Kupunguza data: tunakusanya tu kile kinachohitajika.
• Usahihi: tunahakikisha data ni sahihi na ya kisasa, na kuirekebisha inapohitajika.
• Kikomo cha uhifadhi: tunahifadhi data tu kwa muda unaohitajika, kisha kuiharibu kwa usalama.
• Uadilifu na usiri: tunalinda data dhidi ya ufikiaji usioidhinishwa, upotevu au uharibifu.
• Uwajibikaji: tunaweza kuonyesha kwamba tunafuata kanuni hizi.

Tunashiriki data binafsi tu pale inapohitajika, kwa mujibu wa sheria na kwa kuendana na madhumuni ambayo ilikusanywa. Wapokeaji wanaweza kujumuisha:

• watoa huduma wanaohifadhi au kuendesha mifumo kwa niaba yetu, kama uhifadhi wa wingu, barua pepe, uchakataji wa malipo na msaada wa kiufundi, chini ya mikataba ya maandishi ya uchakataji wa data;
• mashirika ya serikali na wadhibiti, pale sheria inapohitaji;
• taasisi washirika na wafadhili, pale hili ni sehemu ya programu yako au umekubali;
• mahakama na vyombo vya kutekeleza sheria vinavyotenda chini ya amri ya mahakama, hati ya upekuzi au agizo jingine halali.

Wauzaji wanaoshughulikia data ya Chuo Kikuu lazima watimize mahitaji yetu ya usalama na ulinzi wa data, waripoti mara moja tukio lolote linaloathiri data yetu, na warejeshe au waharibu data mkataba wao unapoisha.

Baadhi ya huduma tunazotumia, kama huduma za wingu, zinaweza kuhifadhi au kuchakata data nje ya Kenya. Uhamisho huo unafuata Sheria ya Ulinzi wa Data, 2019, Kanuni za Ulinzi wa Data (Jumla), 2021 na maagizo ya Ofisi ya Kamishna wa Ulinzi wa Data (ODPC). Tunahamisha data binafsi nje ya Kenya tu:

• pale kuna msingi wa kisheria na hitaji halali la kitaaluma, kiutawala, kiutafiti au kiutendaji;
• pale mpokeaji anatoa ulinzi wa kutosha, au kuna kinga zinazofaa;
• kwa kinga za kimkataba, kiufundi na kitaasisi kwa data inaposafirishwa, inapohifadhiwa na inapotumiwa;
• baada ya tathmini ya hatari au tathmini ya athari za ulinzi wa data kwa uhamisho wenye hatari kubwa.

Tunahifadhi rekodi ya kila uhamisho, ikijumuisha madhumuni yake, mpokeaji, mahali unakokwenda, msingi wa kisheria na kinga zilizowekwa.

Tunaendesha mfumo wa usimamizi wa usalama wa habari unaoendana na ISO/IEC 27001. Kinga zetu ni pamoja na:

• ufikiaji kulingana na majukumu, ili watu waone tu data inayohitajika kwa kazi yao;
• uthibitishaji wa hatua nyingi kwa mifumo muhimu na data nyeti;
• usimbaji fiche wa data nyeti inapohifadhiwa na inaposafirishwa;
• ulinzi wa mtandao na vifaa, ufuatiliaji endelevu na kumbukumbu za ukaguzi;
• tathmini za mara kwa mara za udhaifu na majaribio ya upenyaji;
• nakala rudufu na mipango ya urejeshaji iliyojaribiwa;
• faragha kwa muundo na kwa chaguo-msingi tunapojenga au kununua mifumo;
• mafunzo ya mara kwa mara kwa wafanyakazi kuhusu ulinzi wa data na usalama.

Tunahifadhi data binafsi tu kwa muda unaohitajika kwa madhumuni yake au kama sheria inavyotaka, kwa kufuata Ratiba ya Chuo Kikuu ya Uhifadhi na Uharibifu wa Data:

• Rekodi za udahili na za kitaaluma za wanafunzi (faili za udahili, nakala za matokeo, rekodi za kuhitimu): kwa mujibu wa Sera ya Usimamizi wa Rekodi ya Chuo Kikuu na sheria, kisha kuhifadhiwa kwenye kumbukumbu au kuharibiwa kwa usalama.
• Rekodi za mitihani (karatasi za mitihani, rekodi za tathmini, matokeo): kwa mujibu wa kanuni za mitihani za Chuo Kikuu, kisha kuharibiwa kwa usalama.
• Rekodi za rasilimali watu (faili za wafanyakazi, rekodi za likizo na mishahara): kwa mujibu wa sheria za kazi na sera za rasilimali watu, kisha kuharibiwa kwa usalama.
• Rekodi za fedha na manunuzi: kwa mujibu wa Sheria ya Usimamizi wa Fedha za Umma, sheria za kodi na manunuzi na mahitaji ya ukaguzi, kisha kuharibiwa kwa usalama.
• Rekodi za utafiti (data ya washiriki, nyaraka za maadili): kwa mujibu wa mahitaji ya maadili ya utafiti na mikataba ya ufadhili, kisha kuhifadhiwa kwenye kumbukumbu au kuharibiwa kwa usalama.
• Kumbukumbu za mifumo na rekodi za CCTV: kwa mujibu wa mahitaji ya usalama na ukaguzi na sheria, kisha kufutwa kwa usalama.
• Data inayokusanywa kupitia majukwaa yetu ya kidijitali (taarifa za lango, maombi ya mtandaoni): kwa muda unaohitajika kwa madhumuni yaliyotajwa au kama sheria inavyotaka, kisha kufutwa kwa usalama au kufanywa isiyotambulisha.

Pale sheria inapoweka muda mahususi wa kuhifadhi, muda huo ndio unaotumika.

Chini ya Sheria ya Ulinzi wa Data, 2019 una haki ya:

• kufahamishwa jinsi data yako binafsi inavyokusanywa, kutumiwa, kuhifadhiwa na kushirikiwa;
• kufikia data yako binafsi;
• kurekebishiwa data isiyo sahihi au isiyokamilika;
• kufutiwa data yako, pale sheria inaporuhusu;
• kuzuia au kupinga uchakataji, hasa uchakataji unaotegemea maslahi halali;
• kupokea data yako katika muundo uliopangwa unaotumika kwa kawaida (uhamishaji wa data);
• kuondoa ridhaa yako wakati wowote, bila kuathiri uchakataji uliofanyika awali.

Ili kutumia haki yoyote kati ya hizi, wasiliana na Afisa wa Ulinzi wa Data. Tunathibitisha kupokea ombi la kuondoa ridhaa ndani ya siku 5 za kazi na kulishughulikia ndani ya siku 30 za kalenda. Ikiwa ni lazima tuendelee kuchakata kwa sababu sheria au msingi mwingine halali unahitaji hivyo, tutakueleza sababu. Kuondoa ridhaa hakutasababisha adhabu au hasara yoyote, isipokuwa pale uchakataji unahitajika kutoa huduma au kutimiza wajibu wa kisheria.

Tunatumia vidakuzi kukuweka umeingia, kukumbuka mapendeleo yako na kuelewa jinsi tovuti yetu inavyotumiwa. Soma Sera ya Vidakuzi au badilisha chaguo zako kwenye Kituo cha Faragha.

Tuna taratibu za kugundua, kuripoti, kudhibiti na kuchunguza uvunjaji wa usalama wa data binafsi. Pale uvunjaji unapoweza kuhatarisha haki na uhuru wako, tunaifahamisha Ofisi ya Kamishna wa Ulinzi wa Data ndani ya muda uliowekwa na Sheria ya Ulinzi wa Data, 2019, na kuwajulisha walioathirika pale sheria inapohitaji.

Ukishuku uvunjaji wa usalama, jaribio la ulaghai wa mtandaoni au tukio jingine la usalama linalohusu mifumo ya Chuo Kikuu, liripoti kwa ict@ouk.ac.ke.

Data binafsi inayotumika katika utafiti inashughulikiwa chini ya mifumo ya maadili ya utafiti iliyoidhinishwa, kwa ukaguzi wa kimaadili, kuondoa au kuficha utambulisho inapowezekana, na bila kuchapisha data inayotambulisha mtu isipokuwa iwe na sababu za msingi, iwe halali na imeidhinishwa kimaadili.

Sheria inaruhusu misamaha michache kutoka kwa baadhi ya mahitaji ya ulinzi wa data, kwa mfano kwa afya na usalama wa umma, kuzuia uhalifu, amri za mahakama au utafiti. Tunaitumia tu pale ilipo halali, inahitajika na inalingana na lengo, kwa sababu zilizoandikwa na usimamizi wa Afisa wa Ulinzi wa Data.

Kwa maswali kuhusu sera hii au data yako binafsi, wasiliana na Afisa wa Ulinzi wa Data:

• Barua pepe: dpo@ouk.ac.ke
• Posta: Chuo Kikuu Huria cha Kenya, S.L.P. 2440-00606, Nairobi
• Simu: +254 20 200 0211

Ikiwa hujaridhika na jibu letu, unaweza kuwasilisha malalamiko kwa Ofisi ya Kamishna wa Ulinzi wa Data.

Tunapitia upya sera hii sheria, huduma zetu au sera ya Chuo Kikuu ya ulinzi wa data zinapobadilika, na angalau kila baada ya miaka mitatu. Tarehe na historia ya marekebisho kwenye ukurasa huu zinaonyesha ilipobadilishwa mara ya mwisho.